کنترل بهره‌وری تصمیمات ، ارزیابی و ممیزی دقیق و پویا

کنترل دقیق تصمیمات ، ارزیابی و ممیزی نتیج و عملکردها

همیشه شاخصی برای تعیین و تشخیص سازمانها و شرکتهای پیشرو از پیرو وجود دارد . وجود سیستمهای ارزیابی و ممیزی برای تصمیمات اخذ شده ، یکی از این شاخصه ها.

سؤالاتی هست که مدیران اصلی سازمانها و شرکتها دائم از خود می پرسند:

• چه اتفاقی می افتد که یک سیستم نمی تواند چابک عمل کند؟ 
• چه روندی در سازمان بوجود می آید که پرسنل کارهای محوله و دستورات را با تاخیر انجام می دهند یا اصلا انجام نمی دهند؟
• عامل اصلی در ایجاد بروکراسی و تاخیر در انتقال تصمیمات از صدر به ذیل در سازمانها و شرکتها و یا کندی در ارسال گزارش از واحدهای عملیاتی به واحدهای تصمیم گیری چیست؟
• چه اقداماتی باید صورت گیرد که آثار منفی عمل نکردن به دستورالعملها و قوانین کاهش یابد ؟
• چگونه می توان از وقوع یک رویداد که متأثر از اجرا نشدن فرامین و دستورالعملها است، جلوگیری کرد؟

چرا باید ارزیابی کرد؟

عدم شناخت رهبران سازمان از وضعیت گذشته ، حال و همچنین فقدان خود کنترلی بر عملیاتهای جاری توسط پرسنل به راحتی می تواند به ایجاد ناکارآمدی مضاعف ، کاهش بهره وری و در مجموع دوری از چابکی در سازمان منتج گردد.

تعللات و تاخیر در اجرای دستورالعمل ها و قوانین علاوه بر کاهش بهره وری و افزایش هزینه های مستقیم و غیر مستقیم ، می تواند به طور سیستماتیک به تعویق انداختن امور توسط پرسنل را را در سازمان نهادینه نماید.

بروکراسی عامل اصلی تعلل و تاخیر در کسب دستورات ، اخبار یا تغییراتی است که از مرکز یک سازمان برای واحدهای تابعه صادر می شود و یا گزارشاتی که از واحدها به مراکز تصمیم گیرنده ارسال میگردد.

اجرای ارزیابی های دوره ای و مرتبط با عملکرد عملیاتی ، همچنین نظارت بر خود ارزیابی های سیستماتیک و غیر سیستماتیک ، عامل بسیار مهمی جهت سوق دادن سازمان به سمت خبرگی و چابکی می باشد .

نظارت و ممیزی راهکار آخر است

مراکز نظارتی ، حاکمیتی ، مدیران تصمیم گیرنده و ارشد سازمانها و شرکت ها ، می توانند با استفاده از ظرفیت های موجود در حوزه فن آوری اطلاعات و ارتباطات ، نظارت دقیقتری بر اجرای دستورالعمل های صادره داشته باشند .

همچنین  گزارشات ارائه شده ، خود ارزیابی_ها ، اعتراضات و بطور کلی فرایندهای عملیاتی را به صورت چابک تر نظارت نمایند. آنها می توانند ، با حذف بروکراسی و ایجاد یک سیستم هوشمند ، پویا و خود محرک در حوزه های تابعه ، علاوه بر کاهش تعویق در اجرای قوانین ، دستور العملها و افزایش بهره وری در عملکرد ، توسعه ی دامنه های حوزه ی عملیاتی را در تصمیمات ارزیابی ممیزی  برنامه قرار دهند. .

مشاوران و مهندسان رُکاما ، با تکیه بر تجربه ی منحصر به فرد در پیاده سازی سامانه ی مدیریت جامع ارزیابی فنی،  پیاده سازی این فنآوری را به  سازمان هایی که دارای ساختاری گسترده یا پیچیده می باشند پیشنهاد می کند.

اگر سازمانها خواستار این هستند که بتوانند با دسترسی به داده هایی صحیح ، به هنگام و برگرفته از نظارت ، بازرسی ، ممیزی و ارزیابی های عملیاتی، تصمیم گیری هایی مؤثر و قابل پیگیری داشته باشند ، لاجرم باید  جهت  گیری مثبتی نسبت به یاری گرفتن از فناوریهای نوین در حوزه ی ارزیابی اتخاذ نمایند.

مدیران ارشد سازمانها می توانند با استفاده از نرم افزار  RS-AUDIT ، با انجام اتصمیمات ارزیابی ممیزی به هنگام ، دوره ای ، و ایجاد کمپین های خود_ارزیابی علاوه بر موفقیت در گسترش حوزه ی نظارت و کاهش هزینه های مترتب از خطا در تصمیم گیری ، دسترسی دقیق و سریع به نحوه ی اجرای دستورات صادره داشته باشند .

راهکار RS-AUDIT بر بستر شیرپوینت، شامل توانایی های زیر است

• تعریف چک لیستهای ارزیابی ، 
• امکان اشتراک در لحظه ی تغییرات در چک لیستها یا ارائه ی چک لیست های جدید
• امکان سفارشی کردن فرایند ارزیابی و نظارت
• امکان تعریف تقویم های متنوع ارزیابی و ممیزی
• امکان تعریف چک لیستها و فرمهای ارزیابی متنوع
• امکان نمره دهی به پارامترها و آیتمهای ارزیابی
• امکان انجام اعتراض و رسیدگی به اعتراضات
• امکان استفاده از تالارهای گفتگوی تخصصی
• امکان اتصال به سامانه ارسال پیامک
• امکان مدیریت ارزیابان و ارزیابی شوندگان
• تعریف سطوح امنیتی تا سطح دسترسی کاربران حتی به یک کلمه
• امکان گزارشگیری های بسیار متنوع
• امکان مقایسه ی واحدهای ارزیابی شده با یکدیگر
• امکان ارزیابی و مقایسه ی ارزیابی های صورت گرفته با قابلیت تفکیک تا آیتم و پارامتر
• امکان ایجاد کمپین خود ارزیابی
• امکان ایجاد فرمها و سوالات متنوع ازریابی و ممیزی با سطوح دسترسی متفاوت
• جستجوی سریع در بین پاسخها، چک لیستها و نمودارها
• تهیه ی نمودارهای متنوع و کاربردی از مقایسه ها و گزارشات
• امکان ایجاد فرایند های تایید ، تصویب و تصمیم گیری
• امکان مقایسه های ناهمگون بین مراکز، واحدها، شهرها و مناطق مختلف ارزیابی شده.

برای دریافت مطالب بیشتر ما را دنبال کنید . آموزشهای ما را در کانال سرواپ و صفحه آموزشها مشاهده فرمایید .