crmمدیریت ارتباط با مشتریان رکاما

چکیده مقاله

در این مقاله کوتاه خواهیم دید خلوت شدن میز کار علاوه برآنکه افزایش نشاط و شادابی را در پی دارد. مشمول موارد زیر نیز می شود.

  • کم شدن سر درگمی
  • کاهش فراموشی کارها
  • افزایش سرعت در انجام امور
  • کاهش خطا و دوباره کاری
  • زیبایی محیط کار
  • افزایش بهره وری

برای آنکه میز کاری خلوت داشته باشیم راهکارهایی ساده وجود دارد که به صورت گذرا آنها را بیان می کنیم .

کلمات کلیدی این مقاله: اتوماسیون ، CRM  ، مدیریت ، ارتباط ، مشتری

مشکل از کجا شروع می شود ؟

اغلب مدیران ، زمانی که در سازمان سرگرم انجام وظایف و کارهای خود هستند ، به صورت ناخودآگاه تمرکز خود برای تمیز کردن و خلوت نگه داشتن میز کار و محیط اطراف خود را از دست می دهند یا نسبت به آن کم توجه می شوند . به مرور زمان قرار گرفتن مستندات روی یکدیگر ، سبب می شود تا برخی از کارها کلا فراموش شود و یا اولویت بندی آن به هم می ریزد .

ازدحام مستندات و وظایف عامل مهمی در ایجاد تعجیل در انجام کارها می باشد . عجله کردن در انجام وظایف محوله ، احتمال ایجاد خطا و نقص را افزایش می دهد و منجر به دوباره کاری و نارضایتی مشتریان می شود. واژگانی که شما را به این مقاله راهنمایی کرده: اتوماسیون CRM مدیریت ارتباط مشتری

نیروی کار برای خلاصی چه می کند؟

نیروی کاری که در زیر حجم سنگینی از مستندات قرار می گیرد دچار استرس می شود. این نیروهای انسانی برای خلاصی از این ازدحام و فشار کاری به یک یا چند راهکار از موارد زیر رو می آورند.

  • حذف صورت مسئله با دروغ گفتن که اصلا یک چنین کاری به من ارجاع نشده .
  • خرید وقت با استفاده از عنوان فراموش کردم .
  • تکنیک فرار به جلو با این عنوان که حجم کارهای من خیلی زیاده و تمام وقت مشغول انجام کارها هستم .
  • استفاده از تکنیک بیخیال شدن که در نتیجه نهادینه شدن عدم مسئولیت پذیری را در پی دارد.

مشکلات سازمانی در اثر انباشت مستندات و وظایف

وقتی مشاهده می کنیم در یک کسب و کار، پرسنل از مقایسه وظایف خود و دیگران صحبت می کنند ، در واقع با اولین نشانه های بر هم خوردن تراز انباشت مستندات و وظایف مواجه شده ایم.

چطور کارمندان به ازدحام وظایف عادت می کنند؟

امروزه وظایف پرسنل وابستگی بسیار زیادی به همدیگر دارد. بدین معنا که پیشرفت درست یک فعالیت ، منوط به انجام دادن وظایف توسط همه پرسنل مرتبط با آن فعالیت است. اگر در این مسیر کارمندی وظایف خود را در زمان تعیین شده انجام ندهد ، قطعا اولین اتفاقی که می افتد، بی کار شدن یا سر در گمی کارمند بعدی و شروع انباشت وظایف خود کارمند خواهد بود.

تاخیرها ، تعللها و بالتبع خطاهای مکرر سبب پیچیده شدن امور و در نهایت نارضایتی مشتری و مخاطب سازمان می شود.

مدیران از شلوغی میز کار متضرر می شوند.

باید به این نکته نیز اشاره کرد که وقتی انباشت وظایف بر روی یک میز خدمت اتفاق می افتد ، مدیران سازمان در ارزیابی عملکرد پرسنل دجار مشکل و خطا خواهند شد. مهمترین دلیل آن است که از اطلاعات غلط جهت ارزیابی و تصمیم گیری استفاده خواهد شد . تصمیم گیری هایی که بر مبنای شواهد غیر صحیح و مشکوک انجام شود ، نتایج مطلوبی در پی نخواند داشت و گاهی سبب ایجاد گره ها ی جدید و افزایش پیچیدگی مشکلات در سازمان می شوند.

چند مورد از آسیبهای شلوغی میز کار به سازمان

یک مورد از مشکلاتی که از شلوغی میز بوجود می آید در بالا اشاره شد ، موارد دیگری هم هست که در زیر اشاره می شود و سعی می کنیم در مقالات دیگر به آنها بیشتر بپردازیم.

  • رصد وظایف همکاران و مقایسه با وظایف خود
  • ایجاد پرخاش و درگیری بین پرسنل
  • نارضایتی مشتری و مخاطب
  • عدم امکان ارزیابی دقیق از عملکرد پرسنل
  • فرموشی کارها و وظایف
  • ایجاد عجله در انجام کارها و عدم دقت به تمام وجوه وظیفه
  • عدم استفاده کامل از ظرفیتهای شغلی
  • ایجاد سردرگمی در مدیرانجهت تعریف وظایف برای پرسنل
  • کاهش بهره وری فردی
  • ایجاد فرهنگ مسئولیت ناپذیری
  • نهادینه شدن فرهنگ کم کاری
  • نامنظم نشان دادن سازمان
  • کثیف بودن مداوم میز کار

چند راهکار برای خلوت کردن میز کار:

به راحتی با انجام ۱۷ کار می توان میز کار را خلوت و بالانس وظایف بین کارمندان را ایجاد کرد.

  • هر روز ۵ دقیقه قبل از شروع ، کارهای روزانه بررسی شود
  • باید در سازمان این نکته که تمیزی و خلوتی میز کار یک وظیفه است ، فرهنگ شود.
  • باید به این نکته ایمان داشت ، تا کارهای امروز تمام نشده اند نباید محل کار را ترک کرد.
  • اگر کارمندی در اثر تاخیر کارمند دیگر بیکار شد باید جریمه پرداخت کند .
  • اگر وظیفه جدیدی ایجاد می شود و در انجام وظیفه دیگر خدشه وارد می کند ، مسراً باید از قبول آن سر باز زد.
  • اگر ثبت وظیفه برای همکاران ، باعث ایجاد ازدحام در میز کار آنها می شود ، ثبت کننده باید ، در انجام آن وظیفه و سبک کردن میز کار اقدام کند.

آسیبهای جدی تر از ازدحام میز کار

  • باید وظایف دارای طبقه بندی باشند و هر گز اولویتها با هم جابجا نشوند. همیشه حق با کارهای دارای اولویت بالاتر است.
  • به هیچ وجه کار الان را به بعد موکول نشود. باید ایمان داشت، انبار شدن کارها روی هم مساوی با انجام نشدن آنهاست.
  • تمیز بودن به معنی درخشیدن و نمود داشتن تمیزی است . همیشه میز کار باید بدرخشد.
  • هر چیزی بر روی میز کار جای خاص خودش را دارد . با جابجا کردن اشیاء و قراردادن آنها در محلهای غیر از محلی که باید باشند به اشیاء بی احترامی نکنی.
  • حتما باید از نرم افزار هایی که کارها را یاد آوری می کنند استفاده کرد.
  • برای مدیریت مستندات از آرشیو اسناد دیجیتال استفاده شود.
  • نامه نگاریها حتما با یا وحدت رویه به صورت اتوماسیون صورت گیرد.
  • هر چیزی که در انجام دادن وظایف کاربرد ندارد باید  دور ریخته شود.
  • همه ارتباطات باید مدیریت شوند . این مدیریت شامل زمان ، مدت ، نوع و ثبت سوابق و موضوع آنها نیز هست.
  • سوابق کارهایی که به ازای وظایف انجام شده باید ثبت نمود.
  • کارمندان باید به صورت مکرر خود را ارزیابی  کنند و با تکیه بر سوابق انجام کارها بهبود را در انجام وظایف بهبود دهند.
  • ۵ دقیقه قبل از خروج میز کار باید منظم و تمیز شود .

امروزه انجام همه این باید ها و کنترل انجام شدن آنها با نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مدیریت ارتباط مشتری CRM ممکن است.

نرم افزار سی آر ام که توسط رکاما ارائه می شود ، علاوه بر داشتن قابلیتهایی که می تواند میز کار را خلوت و تمیز کند ، شامل امکانات تکمیلی دیگری نیز هست که سازمان را برای انجام تحولات بنیادین یاری می کند.


این امکانات قویا بر پایه این اندیشه ساخته و ارائه شده اند که باید خدمات به مشتریان در زمان مناسب و با کیفیت مقبول انجام شود. همیشه این نکته مد نظر بوده روش انجام کار به مشتری مربوط نمیشود بلکه نتیجه آن کار است که مشتری را راضی یا ناراضی می نماید.

مدیریت ارتباط با مشتریان رکاما
بهترین راهکار برای افزایش فروش ، رضایتمندی مشتریان و کارمندان

مقالات با موضوعات دیگر در سایت ما موجود است مثل : اتوماسیون CRM مدیریت ارتباط مشتری

شما همجنین می توانید برخی از فایلهای آموزش CRM را در اینجا مشاهده نمایید.