اتوماسیون وظایف چیست؟

تعریف اتوماسیون وظایف

اگر بخواهیم خیلی ساده این سوال را پاسخ دهیم که اتوماسیون وظایف چیست؟ در ساده ترین تعریف،اتوماسیون وظایف شامل استفاده از یک ابزار یا نرم افزار برای کاهش یا حذف تعداد ثبت دستی یادآورها و پیگیری کارها و وظایف است. هدف استفاده از اتوماسیون وظایف، خودکار کردن وظایف و کارآمدتر کردن فرآیندها برای افزایش بهره‌وری کارمندان در تیم های کارها و پروژه ها  است.

پیگیری وظایف با اتوماسیون وظایف

چگونه وظایف خود و کارمندان را خودکار کنیم؟

این امکان وجود دارد که کارمندان و مدیران در هر سازمانی وظایف یا فعالیت‌ها را بر اساس زمان، مکان یا هر موضوع دیگری خودکار کنند. لذا سعی می کنیم در این بخش خیلی ساده یک آموزش گام به گام در مورد نحوه‌ی  شناسایی وظایف ارائه کنیم.

قطعا با این امر بسیار مواجه می شوید که در محل کار ساعت های زیادی از شما صرف انجام کارهای روزمره می شود. و این در حالی است که فکر می کنید واقعا این زمانها بخشی از کار شماست.

اما اینجا یک سوال مطرح می شود که: اگر این وقتهای اضافه ی تلف شده،  به نحوی مدیریت شوند که بتوانید آن را صرف تفکر خلاق یا حل مشکلات عمده دیگر کنید، چه؟ به نظر شما این عالی نمی شود؟

با اطمینان می توان بیان کرد راه حل نهایی برای این موضوع اتوماسیون وظایف است. باید سریعا دست به کار شوید و بررسی کنید که در محل کار و زندگی شما چه کارهایی وجود دارند ومی توانید آنها را خودکار کنید، صادقانه بررسی کنید چه فرایند و ابزارهایی برای کمک به شما در راستای رسیدن به این هدف لازم است.

چه نوع وظایفی باید خودکار شوند و در اتوماسیون وظایف ثبت شوند؟

برای شروع کار باید به این نکته توجه کنید که کارهای بسیاری هست که به صورت مداوم و روتین وقت شما را گاها هر روز می گیرند ولی ارزش آنها زیاد نیست. پس باید در ابتدای کار آنها را شناسایی نمایید. برای شروع فهرستی از آنها تهیه کنید و بدانید شروع خودکار سازی وظایف از همین کارهای گاهاً کوچک شروع می شود.

برای نمونه چند مورد در زیر بیان می شود.

• برنامه ریزی قرارهای جلسه‌ی حضوری یا آنلاین

قطعا یکی از بزرگترین تلف کننده ها برای زمان و وقت، برنامه ریزی کردن قرار جلسات است. از همین الان این راهکار را در پیش بگیرید که با مشتریان زیاد چانه نزنید، لیست جلسات خود را در نرم افزار مدیریت وظایف ثبت کنید و برای مشتری یا مخاطب بعدی فقط تقویم کاری آنلاین را ببینید و قرار جلسه جدید را برای خود یا همکارانتان وظیفه کنید. برای این کار می توانید از پورتال اختصاصی مشتریان استفاده نمایید.

اگر اینطور عمل کنید صفحات سررسیدتان از قرارهای جلسه خالی و جلسات در قالب وظیفه در تقویم کاری شما ثبت و دائم به شما یادآور می شوند. این کار کمک بسیار زیادی در ادغام برنامه های زمانبندی به شما خواهد کرد و زمان قرارهای کاری شمارا به موقع دراختیارتان می گذارد.

• وظایف خسته کننده

خیلی از امور کاری شما اموری هستند که مرتب تکرار می شوند و واقعا انجام آنها از شما دقت و تامل زیاد نمی خواهد. مانند مرتب سازی فایلها، پاسخ به ایمیل ها و درخواستها، پشتیبان گیری از داده ها، فاکتورها و صورتحسابهای مشتریان، تماس و تعامل با مخاطبین، به روز رسانی اطلاعات تماس و غیره.

مدیریت وظایف خسته کننده با اتوماسیون وظایف

بنابراین به جای اینکه هر روز این کارها را در یادداشتهای روزانه بیاورید، آنها را خودکار کنید. این باعث می شود تا شما متوجه شوید که روزانه چقدر برای خودتان وقت می گذارید. این کار باعث می شود وقتهای مرتب سازی و فکرکردن برای یادآوریها حذف و به وقتهای شما اضافه شود. نکته مهم در این روش این است که می توانید به راحتی زمان انجام این امور را در وقتهای مرده و وقتهایی که به نوعی ارزش کمتری دارند قرار دهید و این یعنی ارزش افزوده‌ی بدست آمده از بکارگیری اتوماسیون وظایف.

• انتقال اطلاعات از میان چندین برنامه

خیلی از کارها برای ثبت شدن نیاز دارند تا اطلاعات یک کار دیگر را نیز به آن پیوست کنید، این اطلاعات به طور منظم از راه‌های مختلف به شما می رسد.  اگر از برنامه های اتوماسیون وظایف استفاده نمایید وقت خود را صرف کپی پیست یا وارد کردن و انتقال آن اطلاعاتی نمیکنید که به طور تصاعدی زیاد می شوند و در عین حال بسیار پراکنده نیز هستند. بلکه این عمل را خودکار خواهید نمود.

• وظایفی که وقت مفید شما را می بلعند

علاوه بر آنچه که گفتیم مانند تنظیم و زمان‌بندی جلسات، ارسال ایمیل و فاکتورها، انتقال داده‌ها و …، وظایف دیگری هم هستند که در واقع بسیارمهم به نظر می‌رسند، مثل بارگذاری محتوا در رسانه‌های اجتماعی. قطعا شما می خواهید برند خود را تبلیغ کنید یا آن را سرپا نگه دارید یا با مخاطبان خود تعامل کنید و از این رو مجبورید در این سکوها فعال بمانید.

اما، باید بدانید وقت طلاست و شما ممکن است این طلای گرانبها را در چرخه ای  بی‌پایان ازلایک کردن، نظر دادن و اشتراک‌گذاری صرف کنید. بنابراین، به این فکر کنید که می شود این کارها را هم خودکار کرد یا با هزینه ای اندک برونسپاری نمود یا در زمان مشخصی مانند یک وظیفه با آن برخورد کرد.

• کشف مراحل مهم برای اتوماسیون وظایف

تهیه یک فهرست از کارهای کوچک که زمان شما را می گیرند شروع عملیات خودکار سازی است، قطعا مدیران در کسب و کارهای مختلف، داری وظایف متفاوتی هستند لذا در گام دوم که مهم تر است وظایف مهم خود را هم شناسایی کنید و آنها را با وظایف اولویت دار در اتوماسیون وظایف ثبت کنید.

با این حال، ما می‌خواهیم کل این ایده را برای شما آسان‌تر کنیم. بنابراین در اینجا پیشنهاد استفاده از اتوماسیون وظایف را آورده ایم.

برنامه های اتوماسیون وظایف می توانند چه کارهایی را خودکار نمایند؟

• پیگیری و یادآوری کارها
• ثبت اطلاعات مشتریان و مخاطبین
• یکپارچه کردن امور مشتریان
• اطلاع رسانی پیامکی
• ارتباط تعاملی و …

اتوماسیون وظایف تیم سی آر‌ام TeamCRM با تمرکز بر یکپارچه کردن کارهای مربوط به مشتریان و ساده کردن آرشیو اطلاعات کسب شده دائم در حال ارائه راهکارهای نوین در این زمینه است.

کاربردهای مختلف اتوماسیون وظایف

اتوماسیون وظایف در تیم سی آر ام چه امکاناتی دارد؟

اگر قصد آشنایی با ریز امکانات تیم سی آر ام را داشته باشید باید به فضای دیجیتال آن در این آدرس مراجعه کنید و یا از این مسیر اتوماسیون وظایف رایگان را ثبت نام کنید و خودتان مستقیم آن را لمس نمایید. اما اگر به خواهید به طور خلاصه بدانید امکانات اتوماسیون وظایف در این فضای ابری چیست صبر کنید و به خواندن مقاله ادامه دهید.

• ثبت خودکار و دستی مخاطب و مشتری
• ثبت خودکار و دستس وظایف
• ارسال خودکار و دستی پیامک و ایمیل
• ارسال دستی و خودکار فایل برای مشتری و مخاطب
• دریافت دستی و خودکار فایل از مخاطب و مشتری
• ارجاع دستی و خودکار کارها و وظایف به همکاران و اعضای دیگر تیم
• گزارش عملکرد و فعالیت اعضای تیم و همکاران
• دسترسی سریع به اطلاعات مشتریان و مخاطبین

و البته امکانات دیگر که در اتوماسیون کردن وظایف بسیار موثر است.