اتوماسیون وظایف چیست؟

تعریف اتوماسیون وظایف

اگر بخواهیم خیلی ساده به پرسش اتوماسیون وظایف چیست؟ پاسخ دهیم، باید گفت: اتوماسیون وظایف در واقع استفاده از یک ابزار یا نرم‌افزار برای کاهش یا حذف تعداد ثبت دستی یادآورها و پیگیری کارها و وظایف است. هدف استفاده از اتوماسیون وظایف، خودکار کردن وظایف و کارآمدتر کردن فرآیندها برای افزایش بهره‌وری کارمندان در تیم‌های کار و پروژه‌ها  است.

پیگیری وظایف با اتوماسیون وظایف

چگونه وظایف خود و کارمندان را خودکار کنیم؟

در اتوماسیون وظایف، این امکان وجود دارد که کارمندان و مدیران در هر سازمانی وظایف یا فعالیت‌ها را بر اساس زمان، مکان یا هر موضوع دیگری خودکار کنند. لذا سعی می‌کنیم در این بخش خیلی ساده یک آموزش گام‌به‌گام در مورد نحوه ی شناسایی وظایف ارائه کنیم.

قطعاً با این امر بسیار مواجه می‌شوید، که در محل کار ساعت‌های زیادی از شما صرف انجام کارهای روزمره می‌شود. و این در حالی است که فکر می‌کنید واقعاً این زمان‌ها بخشی از کار شماست.

اما اینجا یک سؤال مطرح می‌شود که: اگر این زمان های اضافه‌ی تلف‌شده، به نحوی مدیریت شوند که بتوانید آن را صرف تفکر خلاق یا حل مشکلات عمده دیگر کنید، چه؟ به نظر شما این عالی نمی‌شود؟

با اطمینان می‌توان بیان کرد راه‌حل نهایی برای این موضوع، اتوماسیون وظایف است. بنابراین، باید سریعاً دست‌به‌کار شوید و بررسی کنید که در محل کار و زندگی شما، چه‌کارهایی وجود دارند و می‌توانید آنها را خودکار کنید، صادقانه بررسی کنید چه فرایند و ابزارهایی برای کمک به شما در راستای رسیدن به این هدف لازم است. برای آگاهی بیشتر، به نقش این نرم افزار در سازمان ها مقاله نرم افزار مدیریت وظایف در سازمان را مطالعه نمایید.

چه نوع وظایفی باید خودکار شوند و در اتوماسیون وظایف ثبت شوند؟

برای شروع کار باید به این نکته توجه کنید، که کارهای بسیاری هست که به‌صورت مداوم و روتین وقت شما را هرروز می‌گیرند ولی ارزش آنها زیاد نیست. پس باید، در ابتدای کار آنها را شناسایی نمایید. برای شروع فهرستی از آنها تهیه کنید، و بدانید شروع خودکار سازی وظایف از همین کارهای گاهاً کوچک شروع می‌شود.

برای نمونه چند مورد در زیر بیان می‌شود.

• برنامه‌ریزی قرارهای جلسه‌ی حضوری یا آنلاین

قطعاً یکی از هدر دهنده های زمان و وقت، برنامه‌ریزی کردن قرار جلسات است. از همین‌الان این راهکار را در پیش بگیرید، با مشتریان زیاد چانه نزنید، لیست جلسات خود را در نرم‌افزار مدیریت وظایف ثبت کنید و برای مشتری یا مخاطب بعدی فقط تقویم کاری آنلاین را ببینید و قرار جلسه جدید را برای خود یا همکارانتان وظیفه کنید. برای این کار می‌توانید از پورتال اختصاصی مشتریان استفاده نمایید.

اگر این‌طور عمل کنید، صفحات سررسیدتان از قرارهای جلسه خالی و جلسات در قالب وظیفه در تقویم کاری شما ثبت و به طور دائم به شما یادآوری می‌شوند. این کار کمک بسیار زیادی در ادغام برنامه‌ها و زمان‌بندها به شما خواهد کرد و زمان قرارهای کاری شمارا به‌موقع در اختیارتان می‌گذارد.

• وظایف خسته کننده

بسیاری از امور کاری شما مواردی هستند که مرتب تکرار می‌شوند. در حقیقت انجام آنها از شما دقت و تأمل زیاد نمی‌گیرد. مانند مرتب‌سازی فایل‌ها، پاسخ به ایمیل‌ها و درخواست‌ها، پشتیبان گیری از داده‌ها، فاکتورها و صورتحساب‌های مشتریان، تماس و تعامل با مخاطبین، به‌روزرسانی اطلاعات تماس و غیره.

مدیریت وظایف خسته کننده با اتوماسیون وظایف

بنابراین به‌جای اینکه هرروز این کارها را در یادداشت‌های روزانه بیاورید، آن‌ها را خودکار کنید. این باعث می‌شود تا شما متوجه شوید که روزانه چقدر برای خودتان وقت می‌گذارید. همچنین، این کار باعث می‌شود وقت‌های مرتب‌سازی و فکر کردن برای یادآوری‌ها حذف و به زمان مازاد شما اضافه شود. نکته مهم در این فرآیند این است، که می‌توانید به‌راحتی زمان انجام این امور را در وقت‌های مرده و وقت‌هایی که به‌نوعی ارزش کمتری دارند قرار دهید، و این به معنی ارزش‌افزوده‌ی به‌دست‌آمده به موجب به‌کارگیری اتوماسیون وظایف می باشد.

• انتقال اطلاعات از میان چندین برنامه

برای ثبت کردن بسیاری از کارها لازم است تا، اطلاعات یک کار دیگر را نیز به آن پیوست شود، این اطلاعات به‌طور منظم از راه‌های مختلف به شما می‌رسد.  اگر از برنامه‌های اتوماسیون وظایف استفاده نمایید وقت خود را صرف کپی پیست یا واردکردن و انتقال آن اطلاعاتی نمی‌کنید که به‌طور تصاعدی زیاد می‌شوند و درعین‌حال بسیار پراکنده نیز هستند. بلکه این عملیات به‌صورت خودکار انجام خواهد شد.

• وظایفی که وقت مفید شما را می بلعند

علاوه بر آنچه که گفتیم، مانند تنظیم و زمان‌بندی جلسات، ارسال ایمیل و فاکتورها، انتقال داده‌ها و …، وظایف دیگری هم هستند، که درواقع بسیار مهم به نظر می‌رسند. مثل بارگذاری محتوا در رسانه‌های اجتماعی. قطعاً شما می‌خواهید برند خود را تبلیغ کنید یا آن را سرپا نگه‌دارید یا با مخاطبان خود تعامل کنید و ازاین‌رو مجبورید در این سکوها فعال بمانید.

اما، باید بدانید وقت طلاست و شما ممکن است این طلای گران‌بها را در چرخه‌ای  بی‌پایان از لایک کردن، نظر دادن و اشتراک‌گذاری صرف کنید. بنابراین، به این فکر کنید که می‌شود این کارها را هم، به‌صورت اتوماتیک انجام شوند یا با هزینه‌ای اندک برون‌سپاری نمود یا در زمان مشخصی مانند یک وظیفه با آن برخورد کرد.

• کشف مراحل مهم برای اتوماسیون وظایف

تهیه یک فهرست از کارهای کوچک که زمان زیادی از شما می‌گیرند، قدم نخست در عملیات خودکار سازی است، قطعاً مدیران در کسب‌وکارهای مختلف، دارای وظایف متفاوتی هستند لذا در گام دوم که مهم‌تر نیز است وظایف مهم خود را شناسایی کنید و آن ها را با وظایف اولویت‌دار در اتوماسیون وظایف ثبت کنید. توجه داشته باشید، ما می‌خواهیم کل این فرایند را برای شما آسان‌تر کنیم. بنابراین در اینجا استفاده از اتوماسیون وظایف را پیشنهاد می‌کنیم.

برنامه های اتوماسیون وظایف می توانند چه کارهایی را خودکار نمایند؟

• پیگیری و یادآوری کارها
• ثبت اطلاعات مشتریان و مخاطبین
• یکپارچه کردن امور مشتریان
• اطلاع‌رسانی پیامکی
• ارتباط تعاملی و …

اتوماسیون وظایف سی آر ام مدیل با تمرکز بر یکپارچه کردن کارهای مربوط به مشتریان و ساده کردن آرشیو اطلاعات کسب‌شده دائم در حال ارائه راهکارهای نوین در این زمینه است.

کاربردهای مختلف اتوماسیون وظایف

اتوماسیون وظایف در  سی آر ام مدیل چه امکاناتی دارد؟

اگر قصد آشنایی با ریز امکانات سی آر ام مدیل را داشته باشید، می توانید به فضای دیجیتال آن در این آدرس مراجعه کنید و یا خودتان در اتوماسیون وظایف رایگان ثبت‌نام کنید و از نزدیک آن را تجربه نمایید. اما اگر به خواهید به‌طور خلاصه بدانید امکانات اتوماسیون وظایف در این فضای ابری چیست، به خواندن این مقاله ادامه دهید.

• ثبت خودکار و دستی مخاطب و مشتری
• ثبت خودکار و دستی وظایف
• ارسال خودکار و دستی پیامک و ایمیل
• ارسال دستی و خودکار فایل برای مشتری و مخاطب
• دریافت دستی و خودکار فایل از مخاطب و مشتری
• ارجاع دستی و خودکار کارها و وظایف به همکاران و اعضای دیگر تیم
• گزارش عملکرد و فعالیت اعضای تیم و همکاران
• دسترسی سریع به اطلاعات مشتریان و مخاطبین

.