تمرکز کردن در یک دفتر کار شلوغ، کاری بسیار دشوار است. صدای گفتگوهای متعدد، جلسات، پخت‌وپز، یا حتی ورق زدن کاغذها می‌تواند باعث حواس‌پرتی شود.
اصلا گاهی همکاران شما فراموش می‌کنند شما مشغول کار هستید و با رفتارهای روزمره، تمرکز شما را مختل می‌کنند.
این تنها دغدغه شما نیست، بلکه تقریبا در همه جای دنیا مشخص شده و با اعترافی که کارمندان می کنند به نوعی ثابت شده که کارمندان بیشتر 89 درصد نمی‌توانند در کار خود تمرکز کنند. عوامل متعددی موجب این بی‌نظمی ذهنی می‌شوند. راه‌هایی نیز وجود دارد که شما بتوانید بدون توجه به همه‌ی ازدحام اطرافتان، متمرکز کار کنید، اما پیش از پرداختن به راهکارها، بهتر است نگاهی داشته باشیم به فعالیت‌هایی که معمولاً در محیط‌های کاری باعث حواس‌پرتی می‌شوند.
عوامل شایع حواس‌پرتی در محیط کار
با مطالعات انجام شده مشخص شده:
-
صحبت درباره موضوعات غیرکاری مانند مسابقات ورزشی
-
شوخی‌های مداوم و بی‌وقفه میان همکاران
-
مطالعه روزنامه یا محتواهای غیرمرتبط با کار
-
دعا خواندن و استفاده از تسبیح در زمان کاری
-
دانلود و مرور محتوای اینترنتی بی‌ارتباط با وظایف سازمانی
-
مرتب کردن ظاهر (مو و لباس) به‌طور مکرر
-
مکالمات شخصی طولانی‌مدت با اعضای خانواده
همه‌ی این ها می‌تواند مستقیم بر تمرکز شما تأثیر بگذارد. ما در اینجا برخی از کارها را که شما می‌توانید برای حفظ تمرکز خود انجام دهید بررسی می کنیم.
راهکارهای افزایش تمرکز در محیط کار شلوغ
۱. استفاده از هدفون و موسیقی ملایم
اگر در محیطی شلوغ مشغول به کار هستید، هدفون و موسیقی بی‌کلام می‌تواند شما را از فضای اطراف جدا کند و ذهن‌تان را بر روی کار متمرکز نگه دارد.
۲. ایجاد فضای سبز شخصی
وجود گیاهان کوچک مانند کاکتوس یا گل‌های آپارتمانی روی میز کار، حس آرامش‌بخشی از طبیعت را منتقل می‌کند و به کاهش استرس کمک می‌نماید.
۳. تعیین «ساعات آرامش»
می‌توانید ساعاتی از روز را مشخص کرده و به همکاران اطلاع دهید که در این بازه‌ها نیاز به سکوت و تمرکز کامل دارید. تکرار و استمرار در این کار باعث می‌شود اطرافیان آن را به‌عنوان یک قاعده بپذیرند.
۴. شخصی‌سازی محیط کار
نور محیط، دمای فضا، عکس‌ها و چیدمان میز کار همگی بر تمرکز اثرگذارند. با انجام تغییرات ساده در این زمینه‌ها، می‌توانید شرایط مطلوب خود را برای کار فراهم کنید.
۵. استفاده از ابزارهای برنامه‌ریزی مانند CRM
نوشتن فهرست کارهای روزانه، استفاده از یادآورها و دسته‌بندی وظایف با کمک ابزارهایی مانند نرم‌افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) به شما کمک می‌کند تا کارها را اولویت‌بندی کرده و کمتر درگیر تصمیم‌گیری لحظه‌ای شوید.
۶. نظم بخشیدن به میز کار
یک میز خلوت و تمیز می‌تواند به شفافیت ذهنی منجر شود. برخی نرم‌افزارهای CRM این قابلیت را دارند که با تعریف وظایف، زمان‌بندی فعالیت‌ها، یادداشت‌گذاری و دسترسی سریع به پرونده‌ها، به شما کمک کنند تا تمرکز بیشتری داشته باشید و میز کاری‌تان نیز از شلوغی رها شود. برای کسب اطلاعات بیشتر در این مورد مقاله میزکار اتوماسیون اداری را مطالع کنید.
۷. توجه به استراحت‌های کوتاه
در حالی که مشغول بر انداز کردن وظایف و اولویت های کاری خود هستید با نوشیدن یک فنجان چای یا حتی شربت، به خود آرامش دهید تا دیگر اعضای بدن شما هم برای شما خوب کار کنند. آن ها را هر 1 ساعت یا 5 ساعت یکبار به تفریح فرا بخوانید. اگر شما واقعا دنبال منظم کار کردن هستید به توصیه هایی که طراحان و مشاوران رکاما ارائه می دهند توجه کنید.
تأثیر محیط فیزیکی بر تمرکز از نگاه روان‌شناسی
بر اساس مطالعات روان‌شناسی محیطی، طراحی فیزیکی فضای کار نقش مهمی در عملکرد شناختی افراد دارد. عواملی مانند نور طبیعی، تهویه مناسب، رنگ دیوارها، و حتی چیدمان میزها می‌توانند به‌طور مستقیم بر میزان تمرکز و آرامش ذهنی تأثیر بگذارند.
پژوهش‌های انجام‌شده در دانشگاه هاروارد نشان داده است که کاهش نویز محیطی حتی به اندازه ۱۰ دسی‌بل می‌تواند تا ۳۰ درصد بهره‌وری کاری را افزایش دهد. همچنین، رنگ‌هایی مانند سبز و آبی در فضای کاری باعث افزایش تمرکز و کاهش اضطراب می‌شوند.
این یافته‌ها بیانگر آن است که برای دستیابی به عملکرد مؤثر در کار، باید به فضای فیزیکی اطراف خود نیز توجه داشت. استفاده از نور طبیعی، حضور گیاهان زنده، صندلی ارگونومیک، و حتی موسیقی بی‌کلام، از جمله روش‌هایی هستند که می‌توانند شرایط ذهنی مناسب برای تمرکز را فراهم کنند.
سخن پایانی
تمرکز در یک محیط کاری شلوغ، مهارتی آموختنی است. با تغییر عادت‌ها، بهره‌گیری از ابزارهایی نظیر CRM، و ایجاد نظم ذهنی و محیطی، می‌توان تا حد زیادی از حواس‌پرتی جلوگیری کرد. اگر به‌دنبال افزایش بهره‌وری با استفاده از بهترین نرم افزار CRM هستید، توجه به پیشنهادهای طراحان و مشاوران رکاما می‌تواند مسیر روشنی برای شما ایجاد کند.
