چطور اتوماسیون میز کار را خلوت می کند؟

میز کار خلوت فقط یک جنبه زیبایی‌شناسی ندارد، بلکه نشانه‌ای از نظم، بهره‌وری و مدیریت مؤثر در سازمان است. در این مقاله، بررسی می‌کنیم که چگونه خلوت شدن میز کار می‌تواند به کاهش سردرگمی، جلوگیری از فراموشی وظایف، افزایش دقت و بهره‌وری، افزایش سرعت در انجام امور منجر شود. همچنین، با معرفی راهکارهای ساده برای سامان‌دهی فضای کاری و نقش نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و CRM، نشان می‌دهیم که چگونه فناوری می‌تواند به سازمان‌ها در ایجاد نظم، مدیریت بهتر ارتباطات و افزایش رضایت مشتری کمک کند.

مشکل از کجا شروع می شود ؟

اغلب مدیران ، زمانی که در سازمان سرگرم انجام وظایف و کارهای خود هستند ، به صورت ناخودآگاه تمرکز خود برای تمیز کردن و خلوت نگه داشتن میز کار و محیط اطراف خود را از دست می دهند یا نسبت به آن کم توجه می شوند . به مرور زمان قرار گرفتن مستندات روی یکدیگر ، سبب می شود تا برخی از کارها کلا فراموش شود و یا اولویت بندی آن به هم می ریزد .

ازدحام مستندات و وظایف عامل مهمی در ایجاد تعجیل در انجام کارها می باشد . عجله کردن در انجام وظایف محوله ، احتمال ایجاد خطا و نقص را افزایش می دهد و منجر به دوباره کاری و نارضایتی مشتریان می شود. واژگانی که شما را به این مقاله راهنمایی کرده: اتوماسیون CRM مدیریت ارتباط مشتری

نیروی کار برای خلاصی چه می کند؟

در بسیاری از سازمان‌ها، مدیران و کارکنان هنگام تمرکز بر انجام وظایف، به‌طور ناخودآگاه نظم میز کار خود را نادیده می‌گیرند. انباشت مستندات، یادداشت‌ها و فایل‌های مختلف بر روی یکدیگر نه‌تنها زیبایی محیط را از بین می‌برد، بلکه منجر به فراموشی کارها، اختلال در اولویت‌بندی و بروز اشتباهات متعدد می‌شود. این وضعیت به‌مرور زمان سبب کاهش کیفیت خدمات و نارضایتی مشتریان خواهد شد. در این بخش پیشنهاد می‌کنیم مقاله اتوماسیون وظایف و نرم افزار مدیریت وظایف در سازمان را مطالعه کنید.

فشار کاری و واکنش نیروی انسانی

نیروی کاری که در زیر حجم سنگینی از مستندات قرار می گیرد دچار استرس می شود. این نیروهای انسانی برای خلاصی از این ازدحام و فشار کاری به یک یا چند راهکار از موارد زیر رو می آورند.

• حذف صورت مسئله با دروغ گفتن که اصلا یک چنین کاری به من ارجاع نشده .
• خرید وقت با استفاده از عنوان فراموش کردم .
• تکنیک فرار به جلو با این عنوان که حجم کارهای من خیلی زیاده و تمام وقت مشغول انجام کارها هستم .
• استفاده از تکنیک بیخیال شدن که در نتیجه نهادینه شدن عدم مسئولیت پذیری را در پی دارد.

چطور کارمندان به ازدحام وظایف عادت می کنند؟

امروزه وظایف پرسنل وابستگی بسیار زیادی به همدیگر دارد. بدین معنا که پیشرفت درست یک فعالیت ، منوط به انجام دادن وظایف توسط همه پرسنل مرتبط با آن فعالیت است. اگر در این مسیر کارمندی وظایف خود را در زمان تعیین شده انجام ندهد ، قطعا اولین اتفاقی که می افتد، بی کار شدن یا سر در گمی کارمند بعدی و شروع انباشت وظایف خود کارمند خواهد بود.

تاخیرها ، تعللها و بالتبع خطاهای مکرر سبب پیچیده شدن امور و در نهایت نارضایتی مشتری و مخاطب سازمان می شود.

آسیب‌های شلوغی میز کار به سازمان

باید به این نکته نیز اشاره کرد که وقتی انباشت وظایف بر روی یک میز خدمت اتفاق می افتد ، مدیران سازمان در ارزیابی عملکرد پرسنل دجار مشکل و خطا خواهند شد. مهمترین دلیل آن است که از اطلاعات غلط جهت ارزیابی و تصمیم گیری استفاده خواهد شد . تصمیم گیری هایی که بر مبنای شواهد غیر صحیح و مشکوک انجام شود ، نتایج مطلوبی در پی نخواند داشت و گاهی سبب ایجاد گره ها ی جدید و افزایش پیچیدگی مشکلات در سازمان می شوند.

چند مورد از آسیبهای شلوغی میز کار به سازمان

• رصد وظایف همکاران و مقایسه با وظایف خود
• ایجاد پرخاش و درگیری بین پرسنل
• نارضایتی مشتری و مخاطب
• عدم امکان ارزیابی دقیق از عملکرد پرسنل
• فرموشی کارها و وظایف
• ایجاد عجله در انجام کارها و عدم دقت به تمام وجوه وظیفه
• عدم استفاده کامل از ظرفیتهای شغلی
• ایجاد سردرگمی در مدیرانجهت تعریف وظایف برای پرسنل
• کاهش بهره وری فردی
• ایجاد فرهنگ مسئولیت ناپذیری
• نهادینه شدن فرهنگ کم کاری
• نامنظم نشان دادن سازمان
• کثیف بودن مداوم میز کار

این موارد در کنار یکدیگر می‌توانند عملکرد سازمان را به‌طور جدی مختل کنند.

چند راهکار برای خلوت کردن میز کار:

به راحتی با انجام 17 کار می توان میز کار را خلوت و بالانس وظایف بین کارمندان را ایجاد کرد.

1. روزانه ۵ دقیقه قبل از شروع کار، مرور وظایف روز

2. فرهنگ‌سازی درباره اهمیت تمیزی میز کار

3. پایان دادن به کارهای جاری پیش از ترک محل کار

4. تعیین مسئولیت برای تأخیر در انجام وظایف زنجیره‌ای

5. جلوگیری از پذیرش وظایف جدید در صورت ایجاد تداخل

6. مشارکت در سبک‌سازی وظایف همکاران در صورت نیاز

7. طبقه‌بندی و اولویت‌بندی شفاف وظایف

8. اجتناب از به تعویق انداختن کارهای فوری

9. حفظ درخشندگی و نظافت میز کار

10. جای‌گذاری صحیح ابزارها و وسایل

11. استفاده از نرم‌افزارهای یادآوری و برنامه‌ریزی

12. بکارگیری آرشیو دیجیتال برای مستندات

13. استفاده از اتوماسیون در مکاتبات

14. حذف اشیای غیرضروری از فضای کار

15. مدیریت ارتباطات داخلی و ثبت سوابق

16. مستندسازی فعالیت‌های انجام شده

17. خودارزیابی مکرر توسط کارکنان بر اساس عملکرد ثبت‌شده

نقش اتوماسیون اداری و CRM در نظم‌دهی

امروزه انجام همه این باید ها و کنترل انجام شدن آنها با نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مدیریت ارتباط مشتری CRM ممکن است.

CRM چیست؟ نرم افزار سی آر ام که توسط رکاما ارائه می شود ، علاوه بر داشتن قابلیتهایی که می تواند میز کار را خلوت و تمیز کند ، شامل امکانات تکمیلی دیگری نیز هست که سازمان را برای انجام تحولات بنیادین یاری می کند. این ابزارها به شکل‌گیری نظم سازمانی، کنترل وظایف، ثبت سوابق، یادآوری امور و مدیریت زمان کمک می‌کنند.

 

این امکانات بر پایه این اندیشه ساخته و ارائه شده اند که باید خدمات به مشتریان در زمان مناسب و با کیفیت مقبول انجام شود و با تکیه بر اصل مهمی طراحی شده‌اند:

“مشتری به روش انجام کار اهمیت نمی‌دهد؛ بلکه به نتیجه نهایی آن توجه می‌کند”