یکپارچه سازی سازمانی به معنی هماهنگی فرآیندها، سیستم‌ها، ساختار و تمامی اجزای مربوط به سازمان با هدف بهبود کارایی و افزایش مهارت های رقابتی آن در بین سایر رقبا است. تمامی اجزاء این فرآیند موجب تغییراتی در ساختار سازمان ها، فرآیندهای کاری کارکنان، مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی و فرهنگ سازمانی می‌شود.
زمانی مدیران در سازمان می توانند از تمام توان خود در راستای اهداف استفاده کنند ، که اشراف آنها بر تمام امور به نمایش گذاشته شده باشد. معمولا مدیران درگیر روزمرگی و گاها انجام امور غیر مرتبط با وظایف تعریف شده ی خود می شوند بنابراین به درستی نمی توانند یکپارچه سازی سازمان را پیاده سازی کنند.
یکی از مزایای غیر قابل انکار در یکپارچه سازی سازمان، حذف روزمرگی ها با ایجاد گزارشات عملکردی و یادآوری وظایف محوله می باشد. در این مطلب اشاره ای گذرا بر توان یکپارچه سازی بخش مهمی از مواردی که می تواند توان مدیریت را بکاهد نموده ایم. لازم به ذکر است این یکپارچه سازی با داشتن نیم نگاهی به نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) بوده است.
افزایش بهره وری و کارآمدی با یکپارچه سازی سازمان
زمانبر بودن و در نتیجه هزینه ساز بودن موارد زیر زمانی که به صورت یکپارچه کنار هم نباشند، بر کسی پنهان نیست.
- اطلاعات پرونده مخاطب
- ابزارهای اطلاع رسانی به مشتری (ایمیل، فکس، پیامک، تلگرام)
- ابزارهای تماسها در کال سنترو گزارشات آن ها (موبایل، ویپ، سانترال، تلفن شهری)
- کنترل وظایف و ساختار یاد آوری
- اتوماسیون گردش کار و فرم ساز
- اتوماسیون بازاریابی
- اتوماسیون مالی و حسابداری
- اتوماسیون اداری (نامه نگاری، دبیرخانه و اندیکاتور)
- خدمات پس از فروش
- فروشگاه آنلاین اینترنتی
- باشگاه مشتریان
- آرشیو اسناد و بانک دانش
زاویه نگاه نگارنده در این مطلب به پارامترهایی بر می گردد که با مدیریت آنها می توان سریع مدیران را بر اوضاع پیرامون خود مشرف کرد. لذا در زیر به طور بسیار خلاصه مزایای یکپارچه نبودن موضوعات فوق بیان می شود .
مطالب دقیق تر در صفحات مرتبط به مرور زمان تکمیل می گرددکه با مراجعه به صفحات آنها می توانید اطلاعات کامل تری بدست بیاورید.
ابزار کارآمد و یکپارچگی دسترسی
بسیاری از مدیران در سبک مدیریت خود، در اختیار داشتن گزارشات لحظه ای را عامل مؤثر در اشراف مدیر به پیرامون خود می دانند. لذا در نرم افزارهای یکپارچه بالاخص CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) ابزارهای گزارش سازی، گزارش گیری و ارائه خروجی در فرمتهای مختلف می تواند مدیرا را یاری نماید.
وقتی مدیری می تواند به راحتی گزارشی از وضعیت پیشرفت وظایف پرسنل داشته باشد یا بتواند پیک تماسهای خروجی یا ورودی را رصد نماید و … . قطعا می تواند برای مشکلات حول حوش آنها تصمیم گیری نماید و حتی اثر تصمیمات خود را مشاهده نماید.
راحتی دسترسی به ابزارها حتی در حد گزارش کمک مؤثری به مدیر می نماید تا قدم بلندی را در اشراف به موضوعات بردارد و بتواند سازمان خود را یکپارچه سازد.
استفاده عملیاتی از ابزارهای مدیریت ارتباط مشتریان برای یکپارچه سازی
گروهی از مدیران هستند که برای یکپارچه سازی سازمان و سامانه های خود فراتر از تکیه بر گزارش عمل می نمایند. این گروه از مدیران سعی می کنند وارد گود عملیات شده و با مشکلات حتی اگر شده در حد آشنایی، پنچه در پنجه شوند. معمولا در این نوع نگاه، به دلیل ایجاد تنش ها و خستگی ها مدیر از نظارت بر میزان پیشرفت کار دور می شود و گاها حتی وضعیت خود در میدان را گم می نماید. استفاده از ابزارهای یکپارچه می تواند با ایجاد یک بستر کار تیمی نشاط را در سازمان ایجاد و از ایجاد حرکتهای تکرویانه جلوگیری نماید. برای مشاهده امکانات CRM کلیک کنید.
نظارت مدیران ارشد بر تصمیمات با یکپارچه سازی سامانه ها
وقتی تصمیمی در سازمانی اتخاذ می شود و آن سازمان ساختاری یکپارچه نداشته باشد، نتیجه تصمیمات معمولا در پایان کار مشاهده می شود و این در حالی است که میزان اثر هر بخش بر تصمیم غیر قابل محاسبه یا نظارت است. درحالی که در ساختارهای یکپارچه نظارت بر کار تیمی به حد بالایی می رسد و در لحظه علاوه بر رصد وضعیت اثر گزاری قسمتها و مشاهده میزان درگیری آنها ، می توان با مشاهده ترند پیشرفت کار، حتی تصمیمات مؤثر در لحظه اتخاذ نمود.
حتما مطالب مرتبط با این مقاله را در بلاگ ما مطالعه نمایید.
بدون نظر