آیا تاکنون پیش آمده که یک سفارش مشتری به دلیل فراموشی یا هماهنگ نبودن تیم به تأخیر بیفتد؟ این اتفاق در بسیاری از شرکت‌ها رایج است؛ اما راه‌حل آن ساده و موثر است: سیستم گردش کاری خودکار.
حتما می‌دانید که مدیریت گردش کار به صورت دستی کاری دشوار و زمان‌بر است .سازمان‌هایی که بتوانند فرآیندهای داخلی خود را خودکارسازی کنند، نه تنها بهره‌وری بالاتری دارند بلکه احتمال بروز خطا، فراموشی یا تأخیر در انجام امور نیز در آنها به شدت کاهش می‌یابد. یکی از ابزارهای کلیدی در این مسیر، سیستم گردش کاری خودکار است که با نام‌های دیگری چون “جریان‌های کاری” یا “workflow automation” نیز شناخته می‌شود.
سیستم گردش خودکار چیست؟
سیستم گردش خودکار یا جریان ها سیستمی است که پس از ثبت هر فاکتور فروش بصورت خودکار اقدامات لازم جهت ارائه محصول به مشتری را به مسئولیت مربوطه یادآوری نموده و از فراموشی و یا از قلم افتادن سفارشات و تاخیر در تحویل و سایر مشکلات مربوطه جلوگیری می نماید.
چگونه سیستم گردش کار را تنظیم کنیم؟
برای استفاده از این گزینه ابتدا از بخش وظایف ثبت جریان را انتخاب نموده و با وارد کردن یک نام مناسب روی دکمه افزودن کلیک می کنیم تا سرفصل جریان را ثبت نماییم.
سپس از ثبت آیتم های جریان که مطابق شکل زیر می باشد تمام اقدامات لازم جهت انجام یک سفارش را ثبت و با تعیین اولویت و مسئول انجام دهنده آنها را به آیتم مربوطه متصل می نماییم.
برای مثال فرآیند فروش محصول نرم افزار مدیریت مشتریان (CRM) به این صورت می باشد که :
1- ابتدا سرکار خانم سلطانی وجه واریزی را تایید می نماید.
2- سپس سرکار خانم اروجلو آدرس دقیق مشتری را دریافت و در نرم افزار ثبت می کند.
3- آقای رضایی اقدام به ایجاد قفل سخت افزاری نرم افزار می نماید.
4- آقای نوشاد نرم افزار را بسته بندی و اقدام به ارسال نرم افزار می نماید.
پس از ثبت این اقدامات از این پس بعد از اینکه هر فاکتور فروش نرم افزاری در سیستم ثبت گردد. وظیفه اول که تایید وجه واریزی است برای خانم سلطانی ایجاد می گردد که ایشان در وظایف خود این امر را مشاهده نموده و پس از انجام اقدامات لازم و تایید وجه این وظیفه را بایگانی می نماید. بلافاصله پس از این اقدام وظیفه بعدی برای خانم اروجلو ثبت می گردد تا آدرس دقیق مشتری را جهت ارسال نرم افزار در سیستم چک و در صورت نیاز اصلاح نماید. به همین ترتیب تمام مراحل انجام کار بصورت اتوماتیک به مسئول مربوطه یادآوری می گردد که باعث جلوگیری از فراموشی وظایف هر فرد می گردد.
مزایای استفاده از سیستم گردش کاری خودکار
-
حذف خطاهای انسانی و فراموشی وظایف
با خودکار شدن پیگیری وظایف، دیگر خبری از گم‌شدن کارها، انجام ناقص یا فراموشی مراحل نیست. هر فرد دقیقاً می‌داند در چه زمانی باید چه کاری را انجام دهد. -
افزایش چشمگیر سرعت و هماهنگی در انجام کارها
پس از اتمام هر مرحله، مرحله بعدی بدون وقفه و به‌صورت خودکار به فرد بعدی ارجاع می‌شود. این یعنی حذف زمان‌های مرده بین وظایف و پاسخگویی سریع‌تر به مشتریان. -
کاهش وابستگی به پیگیری‌های دستی یا شفاهی
دیگر نیازی نیست مدیر یا همکاران مرتباً وظایف را یادآوری کنند؛ سیستم این کار را به‌صورت دقیق و شفاف انجام می‌دهد. دیگر نیازی نیست مدیر یا همکاران مرتباً وظایف را یادآوری کنند؛ با استفاده از نرم‌افزار مدیریت وظایف ، این فرآیند به‌صورت دقیق، منظم و شفاف انجام می‌شود. وظایف به‌محض ایجاد، به مسئول مربوطه اطلاع داده می‌شود و وضعیت انجام آنها نیز قابل پیگیری است. -
ایجاد نظم و ساختار در فرآیندهای سازمانی
با تعریف و ثبت دقیق هر مرحله، همه چیز قابل پیگیری، مستندسازی و ارزیابی است. هر فرد مسئولیت خود را به‌وضوح می‌شناسد. -
امکان ارزیابی عملکرد افراد و فرآیندها
چون هر وظیفه زمان‌بندی، مسئول مشخص و وضعیت دارد، به‌راحتی می‌توان با استفاده از گزارش گیری نقاط گلوگاهی و افراد پرکار یا کم‌کار را شناسایی کرد. -
افزایش رضایت مشتریان با تحویل سریع و بدون خطا
تحویل به‌موقع و دقیق خدمات یا محصولات با پشتیبانی از سیستم خدمات مشتریان، موجب اعتمادسازی و تجربه کاربری حرفه‌ای‌تر برای مشتری می‌شود. -
مقیاس‌پذیری فرآیندها بدون آشفتگی
با افزایش سفارشات یا توسعه کسب‌وکار، دیگر نگران مدیریت کارها نباشید. سیستم به همان خوبی، وظایف را در هر حجمی از کار سازمان‌دهی می‌کند.
نتیجه‌گیری
سیستم‌های گردش کاری خودکار یکی از پایه‌های اصلی تحول دیجیتال در سازمان‌ها هستند. این ابزار با ساختاردهی هوشمند به فرآیندها، هم بهره‌وری را بالا می‌برد و هم از خطاهای انسانی جلوگیری می‌کند. به‌ویژه برای شرکت‌هایی با حجم سفارش بالا یا فرآیندهای تکرارشونده، این سیستم می‌تواند تحولی چشمگیر در دقت، سرعت و هماهنگی تیمی ایجاد کند.
ترکیب سیستم گردش کار با نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) رکاما، به شما این امکان را می‌دهد که از لحظه ثبت سفارش تا تحویل نهایی، تمام مراحل فروش و خدمات پس از فروش را با کمترین خطا و بیشترین بهره‌وری مدیریت کنید.
سیستم گردش کاری خودکار رکاما، در کنار CRM پیشرفته، به شما کمک می‌کند تا فرآیند فروش، پیگیری سفارش و ارتباط با مشتری را از ابتدا تا انتها خودکارسازی کنید.
🎯 نسخه دمو (CRM رایگان) را همین حالا دریافت کنید و تحول در کسب‌وکارتان را آغاز کنید.
