شروع استقرار نرم افزار CRM

جهت استقرار نرم افزار CRM از کجا شروع کنیم؟

نرم افزار CRM می تواند به راحتی یکی از ابزارهای کلیدی سازمان شما باشد. پس این نکته مهم است که در شروع استقرار از کجا شروع کنیم.

تجربه نشان می دهد اگر در شروع فعالیت ، مدیران استقرار نرم افزار ، تمرکز جدی ، بر پیاده سازی صحیح نرم افزار داشته باشند . ساختار فرهنگی سازمان دستخوش تغییر می شود.

نرم افزار CRM می تواند آنقدر توانمند عمل کند که پرسنل سازمان به صورت ناخود آگاه به کار کردن با ابزارهای آن عادت می کنند. در شرکتهایی که مدیران ارشد خود را مقید به پیاده سازی نرم افزار می دانند ، پرسنل همراهان خوبی در اجرا و پیشبرد اهداف خواهند بود .

اولین قدم در مقید شدن به اجرای نرم افزار CRM ، متمرکز شدن بر مهندسی داده در نرم افزار است. مفهوم مهندسی داده به زبان ساده این است که : اطلاعات به چه سبکی در نرم افزار وارد شود.

در برخی از شرکتها ، هر وارد کردنداده در هر قسمت از نرم افزار در اختیار شخص یا افرادی قرار می گیرد. آنچه که اهمیت بالاتری دارد این است که باید در ساختار ورود داده به نرم افزار CRM ، الزاما یک وحدت رویه وجود داشته باشد.

مثال ساده در ورود اطلاعات CRM

فرض کنید ، باید در پرونده مخاطب برای هر مشتری یا مخاطب پیشوند قرار دهیم . اگر یک بار مدیر سیستم ، با تمرکز و صرف وقت لازم ، تمام پیشوندهای مورد نیاز را وارد کرده باشد و دسترسی به تعریف پیشوند جدید بسته شده باشد. خیال مهمه مدیران آسوده خواهد بود که:

• اولا: دیگر نیازی نیست در حین اجرای فرایندهای مثلا بازاریابی پیشوند جدیدی ثبت شود.
• دوما: هر کس با سلیقه خودش پیشوندی را به سیستم اضافه نمی کند.
• سوما : در زمان تهیه گزارشات ، دچار سر در گمی نمی شوند.

از کجا شروع کنیم؟

سوال کلیدی همین است : برای استقرار نرم افزار CRM از کجا شروع کنیم؟

پیشنهادی که تیم استقرار رکاما ، همیشه برای مدیران شرکتها و سازمانها دارد این است که ، برای شروع ، با صعه صدر یک فرد از بین افراد شرکت ، یا حتی از خارج از شرکت تعیین شود تا مسئولیت استقرار را بر عهده بگیرد.

این فرد باید دارای چند ویژگی کلیدی باشد.

• با فرایند ها و فرهنگ مستقر، شرکت آشنا باشد.
• فرایند سازی را بشناسد و تفکر فرایندی داشته باشد.
• آشنایی کامل با دنیای IT داشته باشد.
• قدرت رهبری و مدیریت تیم را داشته باشد.
• مهمترین شاخصه : بتواند به صورت یکپارچه فرایندهای مرتبط با CRM را رصد نماید.
• تفکر مشتری محوری بر سایر تفکرات او غالب باشد.
• بتواند سریع کارکردن با رنم افزار را بیاموزد و اجزا و ریزه کاریهای نرم افزار CRM را فراگیرد.

البته شاخصه های بیشتری را نیز می توان نام برد که از حد این مطلب بیشتر است.

نرم افزار CRM و فرهنگ سازمانی

به عنوان یک مشاوره باید عرض شود ، مهندسی داده در زمان استقرار سی.آر.ام و نرم افزار CRM ، از دو وجه مورد توجه قرار می گیرد :

• اثر پذیری از فرهنگ غالب سازمانی
• اثر گذاری بر فرهنگ غالب سازمانی

بعد از تعیین مدیر استقرار CRM ، او می بایست با تکیه بر استراتژی سازمان، سبک ورود داده را تعیین نماید.

تعیین مدیر استقرار برای نرم افزار CRM ( سی.آر.ام) و تعریف داده های کلیدی به نحوی که وحدت رویه را دنبال کند کمتر از 10 روز زمان خواهد برد.

اهمیت مهندسی داده

اهمیت مهندسی داده برای CRM آنقدر مهم است که می توان گفت ، موفقیت پیاده سازی نرم افزار به آن بستگی دارد.

مدیر استقراری موفق است ، که ضمن ساده تعریف کردن اطلاعات پایه ، سطوح دسترسی و الزامات نرم افزار ، تفکرش برای پیاده سازی ، در همه اجزای CRM مشهود باشد.

معمولا استقرار نرم افزارها و بالاخص نرم افزار CRM در شرکت ، با مقاومت همراه می شود. میزان این مقاومت متناسب با فرهنگ و دانش سازمانی است.

توازن مقاومت در استقرار ، زمانی شکسته می شود و ممکن است برای شرکت بحران ساز شود . حتی پروژه استقرار را با شکست مواجه نماید که مهندسی داده هوشمندانه صورت نپذیرفته باشد.

در مطالب بعد مسایل کلیدی در استقرار نرم افزار CRM بیان می شود.

الزامات اصلی نصب ، راه اندازی، استقرار و آموزش نرم‌افزارهای رکاما.

جهت نصب ، راه اندازی، آموزش ، استقرار و مشاوره نرم‌افزارهای رکاما زیر ساخت سخت افزاری و شبکه با مشخصات و ویژگیهای زیر مورد نیاز است. آموزش استقرار نرم‌افزار CRM در هر کسب و کار متفاوت است.

الزامات سخت افزاری

جهت نصب ، راه اندازی، آموزش ، استقرار و مشاوره نرم افزارهای رکاما زیر ساخت سخت افزاری و شبکه با مشخصات و ویژگیهای زیر مورد نیاز است .

سرور جهت راه اندازی دیتا بیس، سرویسها و …

• حداقل حافظه سخت افزاری 500 گیگا بایت
• حداقل رم برای راه اندازی 8 گیگا بایت
• حد اقل سی پی یو CPU:I3
• کارت شبکه حد اقل 10-100

زیرساخت شبکه

متناسب با نیازهای شرکت و کسب و کاری که قرار است نرم افزار در آنجا راه اندازی شود و تعداد کاربر باید به موارد زیر توجه شود .

• اگر حجم اطلاعات انتقالی زیاد باشد بهتر است نحوه ارتباط کلاینتها و سرور کابلی باشد.
• نحوه اتصال از راه دور و بر بستر اینترنت که باید آی پی استاتیک تامین گردد.
• اگر ضبط مکالمات نیاز باشد ، باید انتقال سیم های مخابراتی تا نزدیکی سرور انجام پذیرفته باشد.
• اگر ویپ یا سانترال باید به نرم افزار متصل باشد در زمان استقرار کارشناس آن حضور داشته باشد.
• جهت به روز رسانی ها اینترنت مناسب فعال باشد.
• سوییچ ها و روترها مناسب با حجم انتقال داده باشد.

نیروی انسانی و رابطین

در زمان راه اندازی الزاما باید متصدیان شبکه ، مسئولین آی تی و رابط آموزش و استقرار نرم افزار دردسترس باشند.

الزامات استقرار و آموزش نرم افزار های رکاما

جهت آموزش ، استقرار و مشاوره نرم افزارهای رکاما زیر ساخت سخت افزاری و شبکه با مشخصات و ویژگیهای زیر مورد نیاز است . آموزش نرم افزار استقرار

اگر ورود داده ها با کارشناسان رکاما است

• اکسل حاوی اطلاعات مشتریان با فرمت مورد نیازاعلام شده در نرم افزارباید تهیه شده باشد.
• اطلاعات و گردش کارهای مورد نیاز باید از قبل تهیه شده و تایید شده باشد.
• اکسل حاوی اطلاعات محصولات به تفکیک گروه ، ویژگی ها و … باید آماده و در دسترس باشد.
• اکسل حاوی اطلاعات کاربران نرم افزارو میزان سطوح دسترسی آنها با تاییدیه رابط باید تهیه شده باشد.
• ارائه چارت سازمانی به تفکیک سمت و نام افراد و اطلاعات ایمیل و موبایل کاربران
• انواع فاکتور های مورد نیاز جهت استفاده باید در فرمت ورد تهیه و آماده شده باشد.
• فایل عکس امضاهای مورد نیاز جهت پیاده سازی اتوماسیون اداری باید با فرمت GIF تهیه شده باشد.
• فرم های سازمانی که باید ساخته شود در فرمت ورد تدویت و تهیه شده باشد .
• مشخص کردن گروه انبارها و انبارهای مورد استفاده و محصولات مجاز در هریک از انبارها
• قالب پیام هایپیش فرض جهت استفاده در ایمیل ، پیامک ، فکس و تلگرام (جهت ارسال پیام های روزمره مانند تبریک ها، تسلیت ها، دعوت به نمایشگاه و همایش ها و …)
• لیست های قیمت محصولات به همراه میزان تخفیفات آنها
• اطلاعات عمومی شرکت (نام دارنده حساب، شماره حساب، نام بانک، شماره کارت)
• لوگوهای مورد نیاز جهت درج در گزارشات

رایانه مورد نیاز برای کارشناس مقیم اسقرار و مشاور

• ماوس و کیبورد مناسب
• اتصال به شبکه داخلی سازمان و اینترنت
• نصب بودن نرم افزارهای مجموعه MS office
• قابلیت ارائه remote desktop یا نصب نرم افزار های ریموت مانند Anydesk
• نصب بودن مرورگرهای Chrome و Firefox
• اتصال به پرینتر
• دسترسی به سرور نرم افزارها
• میز کار مناسب جهت استفاده کارشناس ترجیحا در محیط آرام جهت پیاده سازی هر چه بهتر نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان

لطفا تمامی موارد ذکر شده قبل از برگزاری جلسه استقرارتست شده باشد و از صحت عملکرد آن ها اطمینان حاصل گردد.

تجهیزات مورد نیاز کارشناس آموزش

• ماوس و کیبورد مناسب
• در صورت نیاز به ضبط جلسات، میکروفون جهت ضبط صدا و نرم افزار screen recorder مانند snagit، bb flash recorder،  Camtasia نصب گردد.
• قابلیت انتقال تصویر به صفحه نمایش مجزا (همانند خروجی HDMI)
• اتصال به شبکه داخلی سازمان
• نصب بودن نرم افزارهای مجموعه MS office
• نصب بودن مرورگرهای Chrome و Firefox
• ویدئو پروجکتور یا LCD بزرگ برای انتقال تصویر از سیستم مورد استفاده توسط کارشناس، به نحوی که تصویر برای همه حاضران جلسه واضح باشد.
• اتاق مناسب برای آموزش، به نحوی که قابلیت تعامل با تمامی اعضای حاضر در جلسه توسط کارشناس وجود داشته باشد و امکان تمرکز کافی برای ارائه و دریافت موارد آموزشی وجود داشته باشد.
• در صورت نیاز به برگزاری جلسات غیرحضوری (ریموتی)، امکانات ذیل نیز تهیه گردد:
  • نصب نرم­ افزار Adobe connect
  • نصب نرم ­افزار Flash player
  • داشتن اسپیکر جهت شنیدن صدا
• قبل از شروع جلسه ، کاربرام فیلهای آموزشی موجود در کانال سرواپ و صفحه آموزش سایت را مشاهده نموده باشند تا کیفیت آموزش به طور محسوسی افزایش یابد.