در دنیای کسب‌وکارهای مدرن، زمان یکی از ارزشمندترین دارایی‌هاست. بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها در روش‌های سنتی خود، زمان و منابع زیادی را صرف انجام کارهای روتین و تکراری می‌کنند که نه‌تنها بهره‌وری را کاهش می‌دهد، بلکه باعث هدررفت انرژی کارکنان نیز می‌شود.
با پیشرفت تکنولوژی، اتوماسیون اداری به‌عنوان یکی از مؤثرترین راهکارها برای تسریع و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی معرفی شده است. این سیستم‌ها می‌توانند بهره‌وری را افزایش داده، هزینه‌ها را کاهش دهند و انجام وظایف اداری را ساده‌تر و هوشمندتر کنند.
اما انتخاب بهترین سیستم اتوماسیون اداری متناسب با نیازهای سازمان، یکی از تصمیمات کلیدی مدیران است که می‌تواند تأثیر مستقیمی بر رشد و موفقیت کسب‌وکار داشته باشد. در این مقاله، به بررسی مزایا، ویژگی‌ها و معیارهای انتخاب یک اتوماسیون اداری مناسب می‌پردازیم تا شما بتوانید بهترین تصمیم را برای سازمان خود بگیرید.
اتوماسیون اداری روشی نوین برای استراتژی سنتی
انتخاب استراتژی قدیمی برای انجام کارهای پرمشغله‌ی امروز یکی از اشتباه‌ترین راهکارها می‌باشد. اتوماسیون اداری سیستمی است که با خودکار سازی بخش‌های مختلف فرایندهای اداری این مشکل را برطرف کرده است.
در این نوع از سیستم‌ها تمامی روش‌های کاری، نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای رایانه‌ای به‌صورت مجموعه گرد هم آورده شده و اسناد و اطلاعات اداری را ذخیره‌سازی، بازیابی و مبادله می‌کنند. این سیستم بر مبنی کامپیوتر می‌باشد. پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری توسط این سیستم به افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها منتقل می‌شوند.?
نرم افزار اتوماسیون اداری
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری برای هر کارآفرینی لازم است. نباید از مزایای این سیستم‌ها برای ادارات غافل شد. چراکه با استفاده از این نرم‌افزارها می‌توان بخش اعظمی از هدر رفت زمانی را در کارها کاهش داده و کار را بین مدیران و کارآفرینان عرضه کرد. بخش اعظمی از سازماندهی‌ها، پرداخت دستمزدها، کاهش هزینه‌های وابسته و عملیاتی و آزاد کردن منابع را می‌توان به‌وسیله‌ی این نرم‌افزار انجام داد. همین‌ها ویژگی یک نرم‌افزار اتوماسیون خوب را می‌سازند.
هدف شرکت‌های تأسیس شده‌ی کنونی انجام کارهای روزمره‌ای مانند پرداخت صورت‌حساب‌ها نمی‌باشد. اهداف بالاتری در این میان وجود دارد که در صورت بهینه نکردن و یا به عبارتی نادیده گرفتن یک سیستم مناسب، شرکت موردنظر از اهداف مهم خود بازخواهد ماند و 70 درصد از انرژی خود را صرف کارهای پیش‌پاافتاده خواهد کرد. در ادامه به بررسی نمونه‌ای از بهترین اتوماسیون اداری خواهیم پرداخت.
Quickbooks Online
نرم‌افزار اتوماسیون اداری Quickbooks Online را می‌توان برای سازمان‌های کوچک استفاده کرد. جمع‌وجور بودن این نرم‌افزار آن را برای این سازمان‌ها مناسب کرده است. اطلاعات در این سیستم‌ها به‌صورت امن ذخیره می‌شوند. تمرکز بهتر حاصل استفاده از Quickbooks Online می‌باشد. چراکه بسیاری از نیازهای شرکت را پوشش داده و نیاز به استفاده از چند نرم‌افزار برای هماهنگی برنامه و کارها نیست.
RicohDovs
RicohDovs از دیگر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری می‌باشد. ماژول‌های طراحی‌شده در این نرم‌افزار امکان مدیریت خودکار تمامی فرایندهای کسب‌وکار را در دسترس شما قرار می‌دهد. این نرم‌افزار با بارکد و آفیس سازگاری دارد. علاوه بر این، توانایی استفاده از hot folder و مدیریت مدارک را در اختیار کاربران آن قرار می‌دهد.
calendly
calendly یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری مناسب سازماندهی قرارهای ملاقات است. با استفاده از آن می‌توان قرارهای ملاقات را به بهترین روش ممکن سازماندهی کرد. همان‌طور که از نام آن مشخص است با استفاده زا آن می‌توان زمان و تقویم ا مدیرت کرد. طبق شرایط و موقعیت خود می‌توانید بدون اینکه دچار هیچ‌گونه ایرادی رد این کار شوید قرارهای ملاقات خود را سازماندهی کنید. با استفاده زا آن می‌توانید نمایی از تمامی برنامه های خود داشته باشید
Rescue Time
اگر سرتان دری روز کاری شلوغ است می‌توانید این نرم‌افزار را برای بهینه‌سازی زمان خود انتخاب کنید. با این نرم‌افزار اتوماسیون اداری به‌راحتی می‌توانید زمان خود را به بهترین وجه ممکن بهینه کرده و زمان خود را مدیریت کنید. با استفاده از این برنامه می‌توانید خلاصه‌ای از فعالیت‌های خود را در کوتاه‌ترین زمان ممکن در دست داشته باشید.
AcuitvComplete
AcuitvComplete یکی از بهترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری می‌باشد. این نرم‌افزار برای امور دفترداری و حساب‌کتاب‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد. از آنجا که کار دفترداری یکی از مهم‌ترین وظایف کارآفرینان به شمار می‌رود، استفاده از بهترین اتوماسیون اداری برای این کار ضروری می‌باشد.
نرم افزار اتوماسیون اداری رکاما
به عنوان یکی از بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری فارسی رکاما نقش مهمی در بهبود فرایندهای سازمانی، افزایش بهره‌وری و بهینه‌سازی تعاملات با مشتریان و مخاطبان دارد. این نرم‌افزار با یکپارچه‌سازی اطلاعات مشتریان، خودکارسازی وظایف، و بهبود همکاری بین تیم‌ها، کسبوکارها را قادر می‌سازد که خدمات بهتری ارائه دهند و عملکرد خود را بهبود ببخشند.
سایر نرم افزارها
- فرم سازها از دیگر نرم‌افزارهای اتوماسیون ادارات می‌باشند. با استفاده از آن‌ها می‌توان به‌راحتی فرم‌های اداری و سازمانی موردنیاز را طراحی کرد.
- با بهره‌گیری از ابزار گردش کار می‌توان گردش کاری فرم‌ها را تعریف کرد. بر اساس (workflow) گردش کاری فرم‌ها به‌صورت خودکار تکمیل می‌شوند. تکمیل چنین فرم‌هایی بر اساس ساختار سازمانی و یا مسیر تعریف‌شده از طریق کارتابل می‌باشد.
قابلیت های نرافزار اتوماسیون اداری
نرم‌افزار اتوماسیون اداری را می‌توان به‌عنوان یک ابزار قدرتمند در اداره‌جات معرفی کرد. این ابزار قابلیت‌ها و امکانات متعددی را در اختیار کاربر قرار می‌دهند. یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های این نرم‌افزارها این است که با استفاده از آن‌ها می‌توان بدون کاغذ به‌کارها سازمان بخشید.
مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند به‌صورت غیرحضوری کارهای خود را محقق سازند. آن‌ها از محل سازمان خود در هرلحظه و در هرکجا می‌توانند به نامه‌ها و ارجاعات خود دسترسی داشته باشند. با این کار تمامی فرایندهای سازمان به راحت‌ترین شکل ممکن کنترل خواهد شد.
اساس اتوماسیون اداری
- ذخیره‌ی اطلاعات: ثبت فرم‌ها و مستندات گوناگون اداری در ذخیره‌سازی اطلاعات صورت می‌گیرد.
- تبادل داده‌ها: بر این اساس انتقال الکترونیکی، تبادل اطلاعات میان کاربران مختلف ممکن می‌شود.
- مدیریت داده‌ها: اغلب برای پیگیری و یا مدیریت داده‌های داده‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت از اتوماسیون اداری استفاده می‌شود. مدیریت داده‌ها شامل مواردی مانند:
- طرح‌های مالی
- برنامه‌های تخصیص نیروی کار
- هزینه‌های بازاریابی
- خرید دارایی‌ها
- سایر ابعاد کسب‌وکار
برای دریافت بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری با تیم رکاما در ارتباط باشید.
